Primeiros passos
Comece aqui: crie filas e setores, cadastre a equipe, conecte o WhatsApp e faça o primeiro atendimento.
Crie as filas antes de cadastrar usuários, e cadastre usuários antes de conectar o WhatsApp. Conectar o número primeiro funciona, mas as conversas começam a chegar sem fila para onde ir e sem ninguém com permissão para assumir.
Passo 1 — Crie filas e setores#
Acesse Administração › Filas / Setores.
Uma fila é a área que recebe o ticket. Comece pelas áreas que realmente atendem coisas diferentes na sua empresa — normalmente Comercial, Suporte e Financeiro. Se hoje uma pessoa só faz tudo, uma fila única já resolve; você adiciona as outras depois.
Evite criar uma fila por pessoa. Fila é por assunto, não por atendente — quem atende o quê se resolve no passo 3.
O plano Básico permite 5 setores, o Empresa 15 e o Premium não tem limite.
Passo 2 — Cadastre os usuários#
Acesse Administração › Usuários e adicione uma conta para cada pessoa da equipe.
Cada atendente precisa do seu próprio usuário. Compartilhar um login entre várias pessoas quebra tudo que depende de saber quem fez o quê: o histórico do ticket, o indicador de atendentes online e o desempenho individual no dashboard.
Básico: 3 usuários. Empresa: 10. Premium: ilimitado.
Passo 3 — Configure as permissões#
Ainda em Administração › Usuários, defina o nível de acesso de cada conta e a quais filas ela pertence.
É isso que faz o atendente do suporte ver só os tickets de suporte, e que impede que qualquer pessoa entre em Conexões, Usuários ou Financeiro.
Os nomes exatos dos perfis de permissão desta versão, e o que cada um libera, ainda não foram conferidos. Confira as opções na própria tela de cadastro do usuário.
Passo 4 — Conecte o WhatsApp#
Acesse Administração › Conexões e clique em + Nova Conexão.
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Dê um nome à conexão#
Use algo que identifique o número na operação, como Comercial ou Suporte. Esse nome aparece na lista de conexões e na hora de escolher por onde uma campanha sai.
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Leia o QR Code#
No celular, abra o WhatsApp do número que vai atender, vá em Aparelhos conectados e aponte a câmera para o QR Code na tela. Enquanto o código não é lido, a conexão fica em Aguardando QR.
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Confirme o status#
Lido o código, o status muda para Conectado e o contador Conectadas, no topo, sobe. A coluna Atualização mostra a data e hora da última alteração.
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Marque a conexão padrão#
Se você tem mais de um número, defina qual é o Padrão. É o número usado quando nada mais for especificado.
A sessão depende do aparelho onde o WhatsApp está instalado. Se ele ficar muito tempo desligado ou sem internet, a conexão cai e o número precisa ser religado. Veja reconexão.
Passo 5 — Faça o primeiro atendimento#
Com o número conectado, mande uma mensagem de outro celular para ele. A conversa aparece em Atendimentos.
Esse teste confirma quatro coisas de uma vez: a conexão está ativa, a fila está recebendo, o seu usuário tem permissão de ver e o envio de resposta funciona. Assuma o ticket, responda, transfira para outra fila para ver a transferência funcionando, e finalize.
É mais barato descobrir agora que uma fila ficou sem responsável do que depois de um cliente real esperar uma hora na fila.
Passo 6 — Cadastre as respostas rápidas#
Acesse Respostas rápidas e cadastre as mensagens que a equipe repete todos os dias.
Comece pelas cinco ou seis mais frequentes: horário de funcionamento, endereço, formas de pagamento, prazo de entrega, o pedido de dados para cadastro. Além de poupar digitação, isso padroniza a resposta — todo mundo informa o mesmo prazo.
Passo 7 — Configure as automações#
Acesse Administração › Flowbuilder.
O primeiro fluxo útil é quase sempre o mais simples: uma saudação que pergunta o assunto e encaminha para a fila certa. Isso já elimina a triagem manual da maioria das conversas.
Configure também o Horário de Atendimento, para que quem escreve de madrugada receba uma resposta em vez de silêncio.
Os blocos disponíveis no Flowbuilder desta versão e o passo a passo de montagem de um fluxo ainda não foram conferidos. Veja Automação.
Passo 8 — Configure a IA#
Acesse Administração › Assistente IA e clique em + Adicionar Prompt.
Cada prompt é ligado a um Setor / Fila e tem um Máximo de Tokens de Resposta. Na prática isso significa que o assistente do comercial pode ter um tom e um limite diferentes do assistente do suporte.
Comece com um prompt em uma fila só, de menor risco, e acompanhe as respostas antes de ampliar.
Passo 9 — Configure as integrações#
Acesse Administração › Integrações para conectar ferramentas externas, e Administração › API se os seus sistemas forem consumir a plataforma.
Lista de conferência#
Antes de liberar a plataforma para a equipe, confirme que tudo abaixo está resolvido:
| Item | Onde confirmar |
|---|---|
| Filas criadas | Filas / Setores — cada área que atende assunto diferente tem a sua |
| Usuários cadastrados | Usuários — uma conta por pessoa, nenhum login compartilhado |
| Permissões configuradas | Cada usuário vê apenas as filas dele, e só quem precisa acessa Administração |
| WhatsApp conectado | Conexões — status Conectado e uma conexão marcada como Padrão |
| Atendimento testado | Uma mensagem de teste foi recebida, respondida, transferida e finalizada |
| Respostas rápidas | As perguntas mais frequentes já têm resposta cadastrada |
| Horário de atendimento | Horário de Atendimento — definido, inclusive fins de semana |
| Automações configuradas | Flowbuilder — ao menos a saudação com encaminhamento por fila |
| IA configurada, quando aplicável | Assistente IA — prompt criado e vinculado a uma fila |
Com a base pronta, o CRM é o que costuma dar retorno mais rápido: crie as colunas do seu funil em CRM / Kanban e passe a acompanhar as negociações ali. Veja Gestão.